読書記録 for me

読んだ本のまとめなどを書いていきます。

「1日1箱仕事術」(佐々木正悟著)

おはようございます。

今日は、心理学ジャーナリストの佐々木正悟さんによる「1日1箱仕事術」という本を取り上げます(前回の記事で取り上げた「人口減少と社会保障」(山崎史郎著)は同時進行で読んでいますので、随時、続きについても書きます)。

 

残業ゼロの「1日1箱」仕事術

残業ゼロの「1日1箱」仕事術

 

 最近、仕事がたまってきており、その状況を改善するために読みました。この本では、1日にする仕事量を「箱」のイメージで捉え、その「箱」に仕事をどう詰め、いかに早く空っぽにするか、そのノウハウが書かれています。

・箱にどう詰めるか?

これはつまり、最適な計画を立てることを意味します。まず、大前提として、箱には「ふた」をしなければなりません。「ふた」がないと、溢れるほど詰め込んでしまいます。「今日」という箱に「ふた」をしたら、それ以上は入れない。それを守っていくのです。

とはいえ、中には箱に収まりきらない、言いかえれば「1日ではとても終わらない」仕事もたくさんあります。また、そこまでではないけれども、「やったことのない仕事」というのもあるでしょう。これらを箱に詰める上で重要になるのが、見通しを持つことです。見通しを持つために必要となるのが、1つの仕事にかかる時間の見積もりです。逆に言うと、1日では終わらない仕事ややったことのない仕事は、かかる時間が見積もれないから箱に詰められないわけです。

そこで大切なのが、次の2つです。

  1. 1つの大きな仕事を、時間が見積もれるレベルにまで細分化する
  2. やったことのない仕事については、まず15分だけでも手をつけてみる(たとえ完了できなくても、手をつけることで「だいたいこれくらいの時間がかかるのではないか?」という感覚が得られる)

ただし、いきなり正確な時間の見積もりはできません。まずはかかる時間を見積もる習慣をつくり、スケジューリングして、それに則って仕事をします。実際には思っていたよりもたくさん時間がかかる場合もありますので、そのときは見積もりを修正し、次のスケジュールに反映させていく。この繰り返しが、箱に上手に詰めるスキルの上達につながります。

・箱をいかに早く空っぽにするか?

これはすなわち、やる気と効率を上げることです。まず、やる気を出すためのエネルギーは有限です。しかも、そのエネルギーは朝が一番高い状態です。そのため、エネルギーの充実している朝には、頭を働かせる必要のある重要な仕事をすべきと著者の佐々木さんは述べています。メールの処理など、エネルギーがなくても作業感覚でできるものは1日の終わりの方にもっていきます。

今、やる気は有限と書きましたが、スケジューリングもやる気と関係してきます。個人的に参考になったのが、予定を立てたときの自分と実際に仕事をするときの自分は別人であるということ。つまり、「この日に~の仕事をしよう」と思ったときには、それなりの動機があったはずなのですが、当日には動機を忘れているためにやる気がわかないのです。予定を立てたときには動機もあわせてメモしておくとよいとしていました。

もう一つ、1日の中に壁をいくつか設け、締め切り効果を活かす方法があります。イメージとしては、箱の中に間仕切りをいくつか設け、そこにうまく入れ込む感じでしょうか。「10時から12時まで」(→この後は昼休憩)とか「13時から15時まで」(→この後はコーヒータイムなど)で壁を設け、その区切りの範囲でも箱詰めをすることで、やる気を維持します。なお、予定を立てる段階では、仕事と(数分程度の)休憩を1セットで考えるのも大切です。休憩も予め箱詰めの段階で入れ込んでおきます。

1日の仕事を「箱」のイメージで捉えるやり方は、僕にはとてもしっくりきました。たくさんある仕事をこなすのはもちろんのこと、メリハリの利いた仕事のしかたを考える上でも、本書で示されている考え方は参考になると思います。文章量も多くなく、さらっと読めると思いますので、仕事に忙殺されている方などは一度読んでみてください。